Как создать городской праздник

Как организовать праздник своими силами: полное руководство для начинающих

Существуют тысячи деталей, которые следует учитывать при самостоятельной организации праздника или мероприятия любого типа. Чтобы устроить идеальный праздник, придется уделить максимум внимания предварительному планированию.

Если вы решили сэкономить на event-агентстве, став единственным ответственным лицом, первый опыт организации праздника наверняка приведет вас в ужас. Но не отчаивайтесь.

Есть проверенные, достаточно простые принципы, которым следуют профессиональные организаторы торжеств. Просто делайте все по плану, и успех придет к вам.

Крупные мероприятия, такие как свадьба или корпоративная вечеринка, требуют детального плана и многочисленных встреч с артистами, музыкантами, поставщиками оборудования, оформителями и другими ключевыми персонажами вашего вечера.

Оставайтесь организованными, доброжелательными, пунктуальными, при необходимости ведите записи и письменные отчеты. Организованность – главный секрет успеха.

Цель мероприятия

Как бы это цинично ни звучало, всякое мероприятие преследует цель. Если планируете частную вечеринку (свадьба, юбилей совместной жизни, день рождения), уделите внимание личным штрихам. Виновники торжества должны почувствовать себя особенными на вечеринке.

Готовится благотворительное мероприятие по сбору средств? Тогда сделайте все возможное для привлечения максимального числа состоятельных гостей. Продумайте аукционы, игры, конкурсы, другие идеи для удовлетворения поставленной цели.

У презентаций, корпоративных вечеринок, тимбилдинга – вез1де есть четкие цели.

Организовать праздник своими силами – значит вложить много тяжелого труда и творчества, продемонстрировать высокие организаторские способности и внимание к деталям ради достижения конечной цели.

Команда помощников

При самостоятельной подготовке праздника крайне желательно иметь вокруг себя команду помощников. Разумеется, это будут не профи из event-агентства, а такие же любители.

Соберите команду и начните с нуля коллективным мозговым штурмом.

Обязательно записывайте все идеи и предложения помощников. Согласовывая элементы праздника, сделайте подробный чек-лист. Копии списка раздайте членам команды.

В дальнейшем вы будете сверять ход подготовки с этим чек-листом.

Планирование бюджета мероприятия

Отталкивайтесь от приблизительной суммы, достаточной для успеха всех элементов мероприятия. Вначале праздничный бюджет – игрушка, с которой можно делать что угодно.

Пускай каждый помощник подсчитает расходы на свою часть: кейтеринг, выступления, аренда и оформление зала, печатная продукция. Вместе заново пересчитайте все и сведите бюджет.

Рассмотрите альтернативные предложения, чтобы сэкономить. Рассматривайте бюджет мероприятия как некий диапазон возможностей, а не конкретную точную сумму.

Бюджеты постоянно меняются, непредвиденные расходы могут всплыть в самый неудачный момент. Поэтому всегда оставляйте небольшое «пространство для маневра».

Дата и график мероприятия

Любая подготовка праздника имеет четкий дедлайн – намеченную дату торжества.

Начните с графика подготовки, привязанному к этому времени. В графике отмечайте встречи, сроки оплаты, распоряжения – любые мелочи, без которых праздник невозможен.

Небольшое исследование

Звучит не слишком вдохновляюще, однако хороший организатор торжеств обязан внимательно ознакомиться с образом, интересами человека (компании), для которого готовится праздник.

Соберите образы, которые вдохновляют вас на конкретный случай. Создайте mood board – композицию из графических образов и текста, создающую определенное видение жизни, настроение. Включите в эту композицию свои, оригинальные творческие идеи.

Неисчерпаемым источником праздничных идей, стилей и тем станет сайт Pinterest.

Место проведения торжества

Где бы ни проводился ваш праздник, место решает многое.

При выборе места проведения торжеств учитывайте количество гостей, статус и бюджет мероприятия, комфорт и безопасность. Список вопросов довольно обширный.

Достаточно ли туалетов для расчетного количества гостей?

Удобно ли гостям добираться сюда? Есть ли поблизости паркинг?

Хватит ли мощности электрической сети для звукового и осветительного оборудования?

Позволяет ли банкетный зал разместить людей с ограниченными возможностями?

Имеется ли поблизости интересное и безопасное место для малышей?

Будьте реалистичными и не ленитесь, выбирая площадку для грядущего праздника.

Не стоит хвататься за первый ресторан или отель рядом с офисом – выполните домашнюю работу и хорошенько обдумайте все предложения. От этого зависит успех торжества!

Приглашения и реклама

Как только дата, место и список гостей определены, начинайте информировать.

Приглашенные должны иметь время на раздумья и подготовиться к участию в празднике. Людям требуется время, чтобы отпроситься с работы, пристроить ребенка, скупиться.

Тип приглашений зависят от формата мероприятия. Это могут быть плакаты, объявления в медиа, листовки, персональные пригласительные, электронные письма или уведомления в социальных сетях. Последние идеально подходят для сбора данных, потому что есть три варианта ответа на выбор: «Пойду», «Возможно, пойду» или «Не могу пойти».

Оформление банкетного зала

Переходя к декору, определитесь с темой мероприятия. Винтажная вечеринка, морская тематика и вечеринка в стиле «Звездных войн» требуют совершенно разного декора.

Оформление играет важную роль в достижении цели мероприятия. Для дня рождения ребенка потребуется море воздушных шариков и ярких украшений. Для благотворительных вечеров нужны трогательные фотографии, которые взывают к эмоциям присутствующих.

При оформлении банкетного зала будьте практичными. «Меньше – значит больше» — правило организации успешных и экономных праздников, после которых к тому же проще убирать.

Звуковое и осветительное оборудование

Если вы решились организовать праздник своими силами, подбор и установка оборудования для сцены ляжет на ваши плечи. Придется ответить на ряд технических вопросов.

Нужна ли музыка для мероприятия? Если да, какую систему арендовать? Какие песни включить в праздничный плейлист? Стоит ли заказать живую музыку? Какое освещение требуется?

Людям, не имеющим опыта организации праздников, мы настоятельно рекомендуем доверить выбор и установку оборудования профессионалам. Это не раздует праздничный бюджет, зато исключит неприятные заминки и высвободит массу времени на остальное.

Еда и напитки на праздник

Гости будут гораздо счастливее, если на мероприятии обустроен роскошный бар с большим выбором алкоголя, прохладительных напитков и закусок. Хороший бар сгладит многие недостатки вечеринки, поэтому данный элемент требует особого внимания!

Выбор праздничного меню – совершенно новый уровень ответственности для новичка. Существует масса рисков, связанных с аллергией, убеждениями и кулинарными предпочтениями гостей. Вы, организатор торжества, в ответе за все.

Главный кошмар – если кто-то из гостей отравится. Чтобы застраховаться от неприятностей, договоритесь с надежной, авторитетной кейтеринговой компанией (если бюджет позволяет).

Для одних праздников проще организовать буфет, где гости могут сами выбирать лакомства. Другие мероприятия требуют традиционного обслуживания стола официантами.

Во втором случае важны последовательность и скорость обслуживания. Гости не желают смотреть, как едят соседи. Необходимо подавать блюда быстро и одновременно всем.

При выборе праздничного меню отдавайте предпочтение блюдам, которые легко сервировать, учитывая религиозные убеждения и диетические требования гостей. На празднике стоит предусмотреть вегетарианские, безглютеновые, постные блюда.

Выбор артистов и поставщиков

Важно найти надежных людей для каждого элемента праздника.

Праздничных фотографов, видеографов, флористов, художников, музыкантов, DJ, ведущих, а также транспорт можно найти по личным рекомендациям или в интернете.

Советуем ознакомиться с отзывами, портфолио, а по возможности лично проверить человека, с которым намерены сотрудничать. Важен не только профессиональный уровень кандидата, но и качество оборудования, возможность сотрудничать (совместимость, если хотите).

Серьезный фактор – расстояние и надежная связь. Артистов и поставщиков желательно выбирать из своего города. Во-первых, выйдет дешевле. Во-вторых, значительно надежнее.

Неважно, какой праздник вы устраиваете. В одиночку невозможно сделать все!

Искусство организации торжеств заключается в том, чтобы планировать, передавать обязанности надежным исполнителям, наблюдать, вдохновлять и координировать.

Приблизительный список дел при организации праздника своими силами:

Три недели до праздника

1. Определиться с местом торжества, учитывая число и возраст гостей

2. Сформировать окончательный список приглашенных

3. Определиться с темой мероприятия

4. Отправить пригласительные или обзвонить гостей

5. Договориться насчет праздничного меню

6. Продумать список помощников: бармены, повара, артисты

Две недели до праздника

1. Выбрать музыку, заказать оборудование и нанять DJ

2. Подготовить столы, посуду, столовые приборы и скатерти

3. Составить список мелочей, которые необходимо докупить в магазине

Одна неделя до праздника

1. Тщательная уборка. Если событие планируется дома, самое время для генеральной уборки. Если арендуете банкетный зал, пропускаем этот шаг.

2. Расстановка мебели и оборудования. При расстановке дважды проверяем удобство для гостей и выступающих, доступ к бару, столам, сцене и т.д.

3. Подготовка бара: запас напитков и продуктов, инвентарь, украшения

4. Проверка необходимой посуды и столовых приборов, чтобы всем хватило

Три дня до праздника

1. Оформление места проведения торжества

2. Установка указателей, мусорных корзин и прочих мелочей

3. Выбор удобного места для гардеробной, поиск вешалок и оборудования

4. Большой поход в магазин за свежими продуктами (если готовите дома)

Один день до праздника

1. Расставьте столы для гостей

2. Купите цветы и завершите оформление зала

3. Начните готовить блюда, которые могут пережить ночь

4. Если вечеринка дома, уберите подальше ценные вещи

5. Подготовьте все для выступления артистов

Непосредственно день праздника

1. Расставьте стулья и кресла

2. Подготовьте блюда, которые подаются свежими

3. Заполните продуктами и напитками буфетную зону

4. Встречайте и рассаживайте дорогих гостей

Источник статьи: http://joyday.me/magazine/article/kak-organizovat-prazdnik-svoimi-silami-polnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh/

«Знаем как!» устроить полезный городской праздник

Мы расскажем, как организовать событие со смыслом

I В каких случаях нужна эта инструкция?

1. Вам интересно собирать людей и организовывать для них (а не для собственного эго) интересные события.
2. Вы хотите сделать мероприятие, которое «убивает двух зайцев».

II Как действовать?

1. Определите, в чем проблема, решению которой вы хотите помочь. Скорее всего, вы знакомы с проблемой поверхностно, если только не работаете в этой области. Почитайте статьи, познакомьтесь с фондами. Многочисленные инициативы «отвезти сиротам конфет» возникают не со зла, а из-за незнания. Возможно, именно ваш уникальный опыт поможет найти новое решение.

2. Что интересно гостям? Изучите тех, кого собираетесь позвать, — что они смотрят, читают, что ценят и куда ходят? В конце концов, именно им должно быть интересно на вашем празднике, и только если они придут, вы поможете решению социальной проблемы, ради чего все и затевали.

3. Какова «бизнес-модель»? Иными словами: что будут делать гости, как это способствует решению проблемы, и кто за все это может заплатить. Подробнее о последнем пункте: возможно, ваш праздник будет интересен компаниям, для которых ваши гости — целевая аудитория. Возможно, выбранная вами тема — приоритет для грантодателей или государства. Возможно, само сообщество так давно мечтает о чем-то подобном, что с радостью заплатит за билеты (или даже вы сможете собрать денег на краудфандинговой платформе).

4. Содержание. Вам уже понятно, что на танцевальном, например, празднике, 2 тыс. гостей учатся танцевать и примеряют платья. Настало время продумать детали: что именно танцуют? На какой площадке? А есть ли ведущий? А какие платья? Так как вы, скорее всего, не эксперт во всех областях, ищите партнеров, которые разбираются в теме и уже имеют похожий опыт.

5. Комфорт, качество, красота. Пережить дождь, холод и отсутствие еды смогут только самые преданные фанаты. Если вы приглашаете более широкую аудиторию, уделите не меньше внимания комфорту, чем программе. Начиная с базовых потребностей (тепло, свет, туалеты, доступность еды, парковка) до «красивого фона» для фотографий — пусть люди с радостью показывают их своим знакомым. Чем шире ваша аудитория и чем более благотворительное у вас мероприятие, тем красивее должна быть картинка. Социально-полезный и «скучный, некрасивый» — не синонимы. Если ваш формат предусматривает активное участие гостей, то красота частично заменяется драйвом организаторов, но это уже другая история.

6. Команда. Начинать всегда непросто и страшно. Для первого раза нужны два человека, влюбленные в идею, которые не отступят перед трудностями. Почему два? Пока хандрит один, другой берет на себя ответственность. Если основных организаторов больше двух, всегда есть искушение скинуть работу на других «их много, точно кто-то сделает». Кроме того, если праздник не только про развлечение, но и про «спасение мира», все члены команды должны иметь общие ценности.

7. Ресурсы. Вы точно потратите больше, чем планировали. Вам точно не дадут денег все те, на кого вы рассчитывали. Признайтесь себе, сколько вы готовы вложить из своего кармана. И оптимистичное — многих трат можно избежать, если найти партнеров, влюбленных в вашу идею. Собирать оборудование и программу «с миру по нитке» — непросто, но это может сократить расходы и, что еще важнее, создать сообщество единомышленников.

8. В первый раз сделайте свой праздник, что бы ни случилось. Даже если в мечтах был Олимпийский, а в реальности — районный ДК. Самый маленький опыт лучше, чем его отсутствие. И дальше будет проще.

9. Создавайте сообщество. Возвращаемся к первому пункту — вы все это затеяли, чтобы решить какую-то проблему. За один «полезный праздник» это сделать невозможно, но в процессе подготовки и проведения вы встретите множество небезразличных людей, которые смогу стать движущей силой изменений. Держите их в курсе, знакомьте между собой, встречайтесь на других мероприятиях.

III Возможные риски

1. Команда. У людей меняются приоритеты, они находят другую работу, налаживают личную жизнь и уезжают в Таиланд. Чем шире ваше сообщество, тем проще найти замену. Чем больше задачи человека привязаны к его интересам, тем больше шансов, что он найдет время и перенесет поездку.

2. «Трудности перевода». Чем больше участников из разных областей вы собираете на мероприятии, тем выше вероятность недопониманий между ними, так как у каждого свои ожидания, привычки и даже лексикон. Конфликты могут возникнуть из ничего. Двадцать экологов быстрее договорятся, чем три человека, если один из них — из бизнеса, другой — из фонда, а третий — из районной управы. На этапе планирования важно, чтобы кто-то из организаторов поработал «переводчиком» и медиатором.

3. «Незнакомая территория». Если вы еще ни разу не работали на площадке подобной той, что выбрали, обязательно найдите опытного человека и проговорите с ним все, что собираетесь делать. То, что хорошо смотрится в небольшом зале, может потеряться в помещении завода. А провести электричество на открытую площадку — совсем не то же, что сделать это в зале.

IV Успешные примеры

1. Душевный Bazar: https://www.d-bazar.ru/2011/, https://www.facebook.com/dbazar.ru
2. Интеграция «социальной» составляющей в мероприятие — «Зеленая неделя» в парке Горького: https://www.facebook.com/zelenayanedelya
3. Есть площадки для благотворительных фондов на «Пикнике Афиши» и фестивале Seasons, но сами мероприятия не решают социальные проблемы напрямую, да и благотворительная часть концептуально не встроена.

V Полезные ссылки

1. Почитать о благотворительных проектах, организациях и тенденциях в секторе: https://philanthropy.ru/
2. Множество мероприятий — массовых и не очень, на которые можно ходить и учиться, как надо и как не надо делать, рассматривать разные сообщества: https://theoryandpractice.ru/
3. Искать волонтерские вакансии, чтобы познакомиться с разными организациями поближе: https://volonter.ru/
4. Вдохновляться идеями об изменении мира: https://www.ted.com/

Автор инструкции:
Анастасия Гулявина, руководитель фестиваля «Душевный Bazar», куратор социальных программ «Зеленой недели» в парке Горького

В видеоролике использованы фотографии Александра Калашникова.

Источник статьи: http://www.mn.ru/society/82656