Какими документами оформляется выдача подарков сотрудникам
Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.
Какие подарки бывают?
Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:
- В качестве поощрения за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ).
Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой. Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.
- К празднику или памятному событию.
Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.
Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.
Какими документами оформляется выдача ценного подарка?
Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:
- Представлением на поощрение (служебная записка).
Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении. Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».
- Приказом о поощрении.
Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения. Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк. Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».
Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?
Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:
- Приказом о выдаче подарка.
Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения. В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков. Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.
- Ведомостью выдачи подарков.
Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.
- Договором дарения.
Этот документ заключается в устной форме, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб. Если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3 000 руб. договор дарения заключается только в письменной форме (п. 2 ст. 574 ТК РФ). Обратите внимание, что этот документ составляется лишь при вручении подарков, не связанных с трудовой деятельностью. Составить его можно и при стоимости презента менее 3 000 руб., это обезопасит вас от возможных претензий со стороны проверяющих органов .
Подводим итоги
- Подарок, вручаемый в качестве поощрения за труд, оформляется приказом по форме Т-11 или Т-11, а данные о нем вносятся в трудовую книжку.
- Подарок к празднику вручается на основании приказа о выдаче подарка и ведомости, подтверждающей передачу презента сотруднику.
- Если стоимость подарка к празднику превышает 3 000 руб. дополнительно нужно заключить договор дарения в письменной форме.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/kak-pravilno-oformlyat-vydachu-podarkov-sotrudnikam-i-kakie-dokumenty-sostavlyat/
Ценные подарки для сотрудников (Гришина О.П.)
Дата размещения статьи: 20.08.2014
Многие компании практикуют выдачу ценных подарков своим сотрудникам по различным поводам, будь то юбилей, профессиональный праздник или иное значимое событие. Но что для других подарок, для бухгалтерии — хозяйственная операция, которую нужно и должно грамотно отразить в учете. Не последнюю роль в данном случае играет причина (повод), являющаяся основанием для вручения сотрудникам подарков, а также порядок оформления документов на их передачу. И здесь, как говорится, возможны варианты. Подробности — в статье.
В первую очередь нас, безусловно, интересует вопрос, может ли организация включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, затраты, которые она понесла в связи с приобретением ценных подарков для своих работников. Практика показывает, что однозначного ответа на этот вопрос в настоящее время не существует. Поясним почему.
Вручение ценного подарка — что это такое?
Казалось бы, само слово «подарок» указывает на то, что его вручение адресату — это не что иное, как дарение, то есть передача некой вещи на безвозмездной основе.
———————————
Согласно ст. 128 ГК РФ к объектам гражданских прав относятся вещи, включая наличные деньги и документарные ценные бумаги, иное имущество.
Правоотношения сторон при дарении имущества регулируются нормами гл. 32 «Дарение» ГК РФ, в силу которых одна сторона (в нашем случае организация-даритель) безвозмездно передает другой стороне (сотруднику — одаряемому лицу) вещь в собственность (п. 1 ст. 572 ГК РФ).
Заметим, дарение не обязательно должно совершаться в письменной форме, вручение дара одаряемому является достаточным. Письменная форма соглашения обязательна, только если дарителем является юридическое лицо и стоимость подарка превышает 3000 руб. (п. 1 ст. 574 ГК РФ).
Словом, вручение (дарение) ценного подарка кому-либо (в том числе сотруднику организации) с гражданско-правовой точки зрения является по сути безвозмездной сделкой.
Налоговые последствия дарения
Последствия подобной сделки для целей налогообложения прибыли определены в п. 16 ст. 270 НК РФ.
Названным пунктом наложен прямой запрет за учет в составе расходов, учитываемых при определении облагаемой базы по налогу на прибыль, расходов «в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено настоящей главой».
На этом можно было бы поставить точку, поскольку обойти прямой запрет на учет упомянутых расходов для целей налогообложения в рассматриваемой ситуации — дело довольно хлопотное, да и, прямо скажем, безнадежное. Но несмотря на то, что редкий работодатель отличается альтруизмом (в частности, приобретает подарки за счет чистой прибыли), вручение ценных подарков сотрудникам — явление отнюдь не редкое. Данное обстоятельство, в свою очередь, указывает на наличие законной возможности для учета анализируемых затрат в налоговых расходах. (Это немаловажно, поскольку далеко не все налогоплательщики готовы спорить с контролерами, в том числе в суде, по затратам, размер которых в большинстве случаев не особенно велик.) И такая возможность действительно существует — об этом свидетельствуют разъяснения Минфина.
Подарок — это не всегда «просто так»!
Обозначенная проблема сравнительно недавно была исследована финансовым ведомством. Этому вопросу, в частности, посвящено Письмо от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291.
В нем чиновники не только признали, что расходы, связанные с приобретением ценных подарков для сотрудников, могут быть учтены при исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций в составе расходов на оплату труда, но и указали условие, при котором это возможно. Упомянутые расходы должны быть связаны с производственными результатами работников.
Подобная лояльность авторов Письма обусловлена прежде всего положениями ст. 191 ТК РФ, предусматривающими возможность поощрения работодателем сотрудников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Здесь же указаны и виды поощрения: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой.
Поэтому если вручение ценного подарка рассматривать в качестве меры поощрения работника, то затраты, понесенные организацией на приобретение этих подарков, можно учесть в составе расходов на оплату труда. Как гласит общее правило, установленное в абз. 1 ст. 255 НК РФ, «в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами».
Однако в упомянутом абзаце акцент сделан все же на выплатах, премиях и начислениях, тогда как ценный подарок вручается, а не выплачивается.
Между тем финансисты в Письме N 03-03-06/2/26291 для целей налогового учета проводят аналогию между расходами на премирование сотрудника (то есть начислением и выплатой ему премии) и расходами, связанными с приобретением ценного подарка для дальнейшего его вручения работнику.
Считаем, что такая аналогия здесь уместна и оправданна. Из п. 25 ст. 255 НК РФ следует, что к расходам на оплату труда, помимо всех прямо поименованных выплат, можно отнести «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Как видим, в названной норме законодатель говорит уже не о выплатах и начислениях, а о расходах, понесенных в интересах работника. Касательно анализируемой ситуации это, пожалуй, ключевой момент.
Таким образом, если основанием для вручения ценного подарка работнику являются его трудовые достижения, то затраты, понесенные в связи с приобретением подарка, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль в составе расходов на оплату труда.
Отметим, подобную точку зрения финансисты высказывали и ранее. Например, в Письме от 22.04.2010 N 03-03-06/2/79 они сочли, что связанные с покупкой подарков для награждения работников за трудовые успехи расходы, осуществляемые на основании трудового договора и локального нормативного акта (правил внутреннего трудового распорядка), являются стимулирующими выплатами, которые могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Основание — п. 2 ст. 255 НК РФ.
Согласимся с сутью приведенного вывода Минфина, однако позволим себе усомниться в справедливости применения указанной налоговой нормы.
Считаем, что отождествлять ценный подарок со стимулирующей выплатой некорректно, несмотря на то что по своему содержанию целью операции в обоих случаях является поощрение сотрудника. Не исключено, что именно по этой причине в Письме N 03-03-06/2/26291 чиновники Минфина России, признавая право налогоплательщика учесть в налоговых расходах затраты, понесенные при приобретении подарков, тем не менее не квалифицируют вид данных затрат. Более того, на этот раз (в отличие от Письма N 03-03-06/2/79) они даже не упоминают о п. 2 ст. 255 НК РФ.
Полагаем, что для отражения в налоговых расходах рассматриваемых затрат целесообразнее руководствоваться нормой, установленной в п. 25 ст. 255 НК РФ.
Итак, исходя из сказанного можно сделать следующий вывод: в ситуации, когда основанием для вручения ценного подарка сотруднику являются его трудовые достижения, подобную операцию, очевидно, нельзя рассматривать как безвозмездную сделку сторон, поскольку работник получает подарок не просто так, а за определенные заслуги перед работодателем, например за высокие производственные показатели, стаж работы, дисциплину труда и т.д.
Нужен ли письменный договор дарения?
Если вручение ценного подарка — это поощрение сотрудника, то данная операция уже не является безвозмездной сделкой. Следовательно, нет необходимости в оформлении письменного соглашения, в том числе с учетом требований п. 2 ст. 574 ГК РФ. Для целей налогообложения прибыли достаточно составить акт о передаче подарка адресату. Но это касается (повторимся) только налога на прибыль.
Если операцию по вручению подарка сотруднику рассматривать с точки зрения страховых взносов, то наличие такого договора позволит организации не учитывать стоимость ценного подарка при расчете страховых взносов (п. 3 ст. 7 Закона о страховых взносах ).
———————————
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Учитывая данное обстоятельство, полагаем, что независимо от стоимости подарка и обстоятельств, служащих основанием для его вручения, организации имеет смысл всегда оформлять письменный договор дарения. Он однозначно подтвердит суть операции и, соответственно, позволит организации избежать дополнительной фискальной нагрузки.
Какие еще документы нужны?
Для отражения налогового расхода организации необходимо документально подтвердить не только факт передачи подарка сотруднику, но и обосновать затраты, понесенные в связи с приобретением этого подарка.
Приказа руководителя о награждении сотрудника и первичных документов, подтверждающих стоимость подарка, недостаточно.
Минфин России в своих разъяснениях акцентирует внимание на том, что такой вид поощрения должен быть предусмотрен в трудовом договоре (Письмо N 03-03-06/2/26291) или локальном нормативном акте (Письмо N 03-03-06/2/79).
Заметим, подобное требование финансистов является обоснованным. Достаточно вспомнить п. 21 ст. 270 НК РФ, из которого следует, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на любые виды вознаграждения, предоставляемые работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов).
А если основание — праздничная дата?
Официальными праздничными (нерабочими) днями в России являются восемь дней в году (ст. 112 ТК РФ). На праздники, как известно, принято дарить подарки. Следовательно, у работодателя имеется еще несколько поводов для вручения своим сотрудникам ценных подарков — как минимум Новый год, 23 Февраля или 8 Марта.
Можно ли в этих случаях признать затраты, связанные с приобретением ценных подарков?
Минфин решительно возражает против признания таких затрат при расчете налога на прибыль. В частности, в Письме от 08.06.2010 N 03-03-06/1/386 чиновники ведомства указали, что расходы на приобретение подарков сотрудницам к Международному женскому дню не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Основание — п. 21 ст. 270 НК РФ.
На указанную налоговую норму Минфин России сослался и в Письме от 17.05.2006 N 03-03-04/1/468, подчеркнув при этом, что затраты, связанные с покупкой подарков для награждения работников, должны осуществляться организацией за счет ее чистой прибыли, остающейся после уплаты налогов.
Но если все дело в упомянутой налоговой норме, которая налагает запрет на признание в составе расходов, учитываемых при налогообложении, любых видов вознаграждений, не поименованных в трудовом договоре, то обойти ее довольно просто, по меньшей мере технически. Для этого организации достаточно предусмотреть в условиях трудовых договоров или иных локальных нормативных документов такой вид поощрения работника, как вручение ему ценных подарков к праздничным датам.
Однако главная задача заключается в обосновании указанных расходов с точки зрения их экономической оправданности. Так, в Письме N 03-03-06/2/26291 Минфин России не преминул напомнить о критериях признания расходов, установленных в п. 1 ст. 252 НК РФ.
В данном случае, полагаем, единственно возможный для организации вариант признания расходов на подарки — также связать (пусть даже формально) вручение подарка сотрудникам с их трудовыми достижениями. В случае с новогодними подарками этот подход, полагаем, не вызовет претензий со стороны контролирующих органов. Не должно возникнуть подобных претензий и в случае вручения подарка сотруднику по случаю его юбилея (разумеется, если в документах на операцию в качестве основания для передачи подарка будет указано добросовестное выполнение сотрудником трудовых обязанностей).
Обоснование вручения ценных подарков к праздникам 23 Февраля и 8 Марта трудовыми успехами работников, на наш взгляд, не имеет никаких шансов.
Вместо заключения
Организация должна самостоятельно принять решение, использовать или нет вышеупомянутые рекомендации относительно порядка учета в расходах на оплату труда затрат, связанных с приобретением и вручением сотруднику ценного подарка.
Если решение будет отрицательным, ей нужно учесть один момент. В бухгалтерском учете стоимость подарка признается прочим расходом (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ). В налоговом учете его стоимость, согласно п. п. 16, 21 ст. 270 НК РФ, не учитывается при налогообложении прибыли. Как следствие, появляется постоянная разница (ПР) и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) — см. п. п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» .
———————————
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.
Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:
Источник статьи: http://lexandbusiness.ru/view-article.php?id=3288