Оформление подарков для контрагентов

Подарки контрагентам к Новому году: какие документы составить

Подарок контрагенту можно сделать разными способами, и каждый из этих способов потребует оформления своего комплекта документов. Расскажем о том, что это за способы и какого рода потребуются документы.

Варианты подарков контрагенту

О разных способах дарения следует говорить потому, что оно возможно как прямым способом (в виде материальной ценности, передаваемой именно как подарок), так и завуалированным (при котором подарок маскируется под расходы иных видов). К числу завуалированных способов относятся:

• Вручение предметов, имеющих маркировку рекламного характера. Их можно оформить как расходы на рекламу.
• Организация угощения. Если угощение сопровождает встречу, организованную с деловой целью, то расходы на него можно оформить как представительские.

Выбирая вариант дарения, следует помнить о наличии:

• запрета на подарки стоимостью свыше 3 тыс. руб. между юрлицами, ведущими коммерческую деятельность (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ);
• установленных для представительских и рекламных расходов лимитов, ограничивающих возможность их учета в затратах для целей исчисления налога на прибыль.

Величина уменьшающих налог на прибыль представительских расходов не может превышать 4% от расходов на оплату труда за тот же период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Расходы на рекламу, осуществляемую через раздачу предметов, имеющих на себе отсылку к определенному товару, его производителю или продавцу, ограничены 1% выручки от продаж за тот же период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Не относится такое ограничение только к брошюрам и каталогам рекламного характера.

Документальное оформление дарения

Каждый из вариантов характеризуется своим набором документов. Общим для этих наборов будет то, что в них должны входить документы, оформляемые как до проведения мероприятия по дарению, так и по его завершении.

Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/podarki-kontragentam-k-novomu-godu-kakie-dokumenty-sostavit/

Приказ о вручении подарков контрагентам

Если вы хотите поздравить своих контрагентов с наступающим праздником путем вручения подарков, необходимо издать организационно-распорядительный документ (приказ). О том, как он может быть оформлен, читайте в этой статье.

Особенности дарения подарков контрагентам

Поздравление контрагентов с теми или иными праздничными датами — вещь, достаточно распространенная в деловом обороте, поскольку позволяет ненавязчиво напомнить о себе в положительном ключе.

Дарение представляет собой безвозмездную передачу имущества и имеет ряд особенностей, важных для той информации, которая попадет в приказ, отражающий распоряжение о вручении подарков:

• Невозможность учета расходов на подарки в затратах в целях исчисления налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ) — даритель всегда делает их за счет собственных средств, оставшихся после уплаты этого налога.
• Стоимость даримого ограничена, с одной стороны, запретом на передачу между коммерческими организациями подарков свыше 3 тыс. руб. (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ), с другой стороны — величиной той суммы (4 тыс. руб.), превышение которой при дарении физлицу влечет за собой либо удержание НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ) либо необходимость известить ИФНС о невозможности его удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ). Иначе говоря, в одном случае прямой запрет, а в другом нежелательные налоговые последствия не позволяют стоимость подарка делать выше, соответственно, 3 тыс. руб. и 4 тыс. руб.
• Дарение юрлицом на сумму сверх 3 тыс. руб. (оно оказывается возможным только в адрес физлица) влечет за собой оформление договора дарения в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Это приводит к тому, что и предназначаемые контрагентам-физлицам подарки редко имеют стоимость выше 3 тыс. руб.

Поскольку процедура дарения относится к числу обычных бухгалтерских операций, она требует обязательного документального оформления. Причем документы, связанные с ней, создаются и до, и после совершения самой операции.

• приказ на его осуществление;
• закупка и оприходование товаров, предназначенных для дарения, или выделение для этой цели части продукции собственного производства.

Факт совершения дарения фиксируется составлением акта об использовании выделенного для этой цели имущества. На основании этого акта подарки будут списаны со счетов бухучета.

Форма и содержание приказа на вручение подарков контрагентам

Приказ о вручении подарков контрагентам инициирует процедуру дарения. Поэтому в нем необходимо отразить все ключевые моменты, влияющие на налоговые последствия этой процедуры и особенности ее документального оформления.

В приказе следует указать:

• повод, в связи с которым будет осуществлено дарение;
• источник и объем денежных средств, выделяемых для этого;
• перечень контрагентов-получателей подарков;
• стоимость подарка, предназначаемого каждому из контрагентов;
• период, отведенный для выдачи подарков;
• лица, ответственные за фактическое проведение операции и отражение ее в бухучете.

Законодательно утвержденной формы для такого приказа не существует. Поэтому его содержательная часть допускает произвольность оформления, а иные (обязательные) атрибуты отражаются в соответствии с установленными у дарителя правилами оформления организационно-распорядительных документов.

Образец приказа о вручении подарков контрагентам может выглядеть следующим образом:

Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/prikaz-o-vruchenii-podarkov-kontragentam/

Учет расходов на подарки контрагентам

Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016)

Рассмотрим варианты учета расходов на подарки и сувениры, ограничения, а также какие документы необходимо оформить и как сократить риски претензий со стороны налоговиков.

Существующие ограничения

В соответствии со ст. 575 Гражданского кодекса РФ не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 3000 руб.

Однако юридические лица друг другу подарки в традиционном понимании дарят редко. Как правило, поздравления и подарки от имени компании получают конкретные представители партнера.
С точки зрения налогового законодательства подарки физическим лицам расцениваются, как их доходы, а доходы физических лиц облагаются НДФЛ в размере 13 или 30% от суммы дохода в зависимости от статуса физического лица — резидент или нерезидент РФ (ст. 224 Налогового кодекса РФ). Стоит отметить, что в отношении подарков есть лимит стоимости, с которого НДФЛ не взимается. На текущий момент он составляет 4000 руб. по каждому основанию на одно физическое лицо за налоговый период. От формы подарка, а это может быть вещь, подарочный сертификат или даже денежная сумма, лимит не зависит.

Согласно разъяснениям Минфина РФ (Письмо от 08.05.13 №03-04-06/16327), если компания в течение года выплатила физическому лицу только доходы, освобожденные от НДФЛ (ст. 217 НК РФ), то она не признается налоговым агентом и не должна представлять сведения по форме 2-НДФЛ. Таким образом, если в течение года организация передаст одному физическому лицу подарки на сумму менее 4000 руб., организация не признается налоговым агентом и, соответственно, не должна представлять в налоговой орган сведения по форме 2-НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 02.03.12 №03-04-06/9-54).

Соответственно, подарок партнеру стоимостью менее 4000 руб. не отражается и в форме 6-НДФЛ.
С подарками дороже 4000 руб. сложнее. В этом случае бухгалтер до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). При этом бухгалтер должен включить получателя подарка в реестр сведений о доходах и подать данные по формам 2-НДФЛ, 6-НДФЛ.

Так как для этого требуются персональные данные получателя подарка, большинство компаний предпочитают укладываться в лимит.

Вариант 1 – безвозмездная передача

В бухгалтерском учете подарки контрагентам при их приобретении относятся к материально-производственным запасам или товарам и должны учитываться на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары». При передаче подарков расходы относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и отражаются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» и кредиту счетов 10 или 41.
В налоговом учете расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Дарение подарков есть ни что иное, как передача имущества безвозмездно, поэтому расходы на приобретение подарков контрагентам не включаются в расходы по налогу на прибыль.
В связи с этим при применении компанией ПБУ 18/02 у нее возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).

Также передача подарков признается объектом обложения НДС на основании п. 1 ст. 39 и п. 1 ст. 146 НК РФ. Таким образом, при передаче подарка контрагенту бухгалтеру необходимо начислить НДС, рассчитанный исходя из рыночной стоимости подарка, то есть цены при покупке. Входной НДС при этом можно принять к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Рассмотрим на примере проводки, которые бухгалтеру необходимо будет сделать в учете при покупке и передаче подарков партнерам по бизнесу — конкретным сотрудникам компании-контрагента.

Вариант 2 – представительские расходы

Некоторые организации вручают презенты своим партнерам на официальном приеме и проводят в учете расходы на приобретение таких презентов как представительские. Следуя законодательству, в представительские расходы можно включить затраты на продукты питания и напитки для проведения официального приема и буфетного обслуживания.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 16.08.06 №03-03-04/4/136).

В то же время налоговые органы позволяют налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Такое мнение поддерживается в судебных решениях (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.08 №20-12/041966.2; Постановление ФАС Московского округа от 31.01.11 №КА-А40/17593-10 по делу №А40-55061/10-99-250).

При этом необходимо документально оформить проведение официального приема, то есть составить приказ, смету, отчет о проведении мероприятия.

Налоговый кодекс гласит — представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Рассмотрим проводки при отнесении расходов на покупку презентов на представительские.

Предпочтительный вариант

Какой вариант будет для бухгалтера более предпочтительным, решать бухгалтеру. Важно учесть все обстоятельства в каждой конкретной ситуации.

Так, если компания проводит официальное мероприятие, то вероятность того, что расходы на конфеты, принятые, как представительские, вызовут вопросы налоговиков, минимальна.

Если проводится рекламная акция, то бухгалтер имеет право принять расходы, например, на вручение презентов в виде ручек и блокнотов с логотипом компании, как расходы на рекламу, само собой при отсутствии списка лиц для вручения.

Самым простым является вариант с безвозмездной передачей имущества в пределах установленных норм. Такая операция стопроцентно не вызовет вопросов со стороны налоговых органов.

Напоследок поделимся маленькой хитростью: конверты и открытки можно учесть в качестве расходов на канцелярские товары, если вместе с открыткой вложить в конверт первичную документацию, например, счет или акт оказанных услуг или выполненных работ.

В любом случае, какой бы вариант ни был выбран, оформляйте полный комплект документов. Чем больше подтверждающих документов, тем меньше вероятность претензий.

Источник статьи: http://sber-solutions.ru/press-center/articles/uchet-raskhodov-na-podarki-kontragentam/

Подарки контрагентам: какие документы составить

Также см.:

Три варианта

В большинстве случаев подарки деловым партнерам вручают к праздникам, на деловых мероприятиях или рекламных акциях. Существуют три способа как оформить подарки контрагентам. Документы оформляются в зависимости от того, как учитываются эти подарки:

• безвозмездная передача;
• расходы на рекламу;
• представительские расходы.

Реклама

Учесть в составе рекламных расходов можно любые вещи с логотипом или символикой компании, предназначенные для передачи неопределенному кругу контрагентов. Цели таких подарков – стимулирование интереса к компании, ее товарам (работам или услугам). Обычно в рекламных расходах учитывают затраты на календари, футболки, кружки, планинги и подобную откровенно рекламную продукцию.

Что касается документального оформления подарков контрагентам на Новый год , то в наличии у компании должны быть следующие документы:

• внутреннее положение о рекламе (маркетинговой политике) или план рекламных мероприятий, утвержденные приказом директора;
• приказ о раздаче рекламных материалов.

Представительские

В качестве представительских расходов обычно оформляют сладости, алкоголь, кофе или чай, необходимые для буфетного обслуживания при деловых переговорах. Вот какие документы понадобятся компании в этом случае:

• приказ о представительском мероприятии с указанием закупаемых ТМЦ;
• отчет о проведенном мероприятии;
• приказ о расходах на представительские цели;
• акт о представительских расходах.

Безвозмездная передача

Если контрагенту передают ценности, например, алкоголь, сладости, сувениры, игрушки, бытовую технику, то такие расходы не могут быть списаны как рекламные или представительские. Налицо безвозмездная передача или, иными словами, дарение.

Первым делом нужно составить приказ на закупку подарков. В нем следует указать их количество, виды и стоимость. Передачу подарков оформляют актом на их списание. Если речь идет о подарке физическому лицу, стоимость которого более 3 000 руб., то нужно составить письменный договор дарения и оформить передаточный акт с подписью получателя.

Источник статьи: http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/podarki-kontragentam-kakie-dokumenty-sostavit.html