Открытые площадки для проведения праздников

Уникальные мероприятия на открытом воздухе. Как выбрать подходящее место и не прогадать?

Мы расскажем, как подобрать открытую площадку для вашего мероприятия, соответствующую целям и задачам события. Также подскажем, на что обратить особое внимание, чтобы мероприятие на природе прошло максимально комфортно. Помимо этого, вы узнаете о самых необычных площадках мира на открытом воздухе.

Что важно учесть при подготовке к мероприятию на открытой площадке? Советы ивент-специалистов

К выбору места проведения события необходимо подходить максимально серьезно и ответственно. Также нужно понимать, что большинство таких природных площадок – это чистый холст, и придется вложить немало средств, чтобы обеспечить мероприятие всем необходимым, включая электричество и воду. В частности, при подборе открытой ивент-площадки важно учитывать следующие моменты:

1. Разрешение на проведение мероприятия.

Любая площадка относится к государственным или частным владениям, поэтому обязательно нужно согласовать ее использование в качестве места для вашего события. При чем, если объект является общественным местом, то необходимо также получить разрешения не только у органов местного управления, но и у МЧС и полиции. При организации масштабных массовых мероприятий процесс согласования может затянуться, поэтому лучше доверить этот момент профессионалам.

2. Вместимость площадки и количество участников события.

Этот момент актуален не только для закрытых площадок, но и для открытых. Плохо, когда площадка переполнена, но и когда пространство пустует ситуация не лучше. Поэтому, чем точнее будет диапазон по количеству гостей, тем проще будет ориентироваться специалистам. Также размер открытой площадки зависит от формата и целей мероприятия, при этом важно учитывать вид используемой мебели, зоны для активностей, сцены и технического оснащения.

Так, например, для тимбилдинга и для концерта на одно и тоже количество человек понадобится разное пространство. Концерт подразумевает достаточно большую площадку под сцену и профессиональную аппаратуру, и в тоже время достаточно свободное пространство перед сценой с рассадкой гостей или без нее. Для тимбилдинга же важна большая открытая местность для организации различных анимационных зон, площадка для построения команд, и, например, место для шатров и кейтеринга.

Для комфортного размещения гостей на территории и визуализации расположения интерактивных зон необходимо составить схему площадки и сделать панораму. Для этого специалисты заранее выезжают на будущее место событий и делают необходимые фотографии и замеры. Иногда в этом могут помочь гугл-карты, но в любом случае все необходимо перепроверять лично.

4. Территориальное расположение и парковка.

Если площадка располагается за пределами города, то стоит позаботиться о трансфере для гостей. А также о схеме маршрута для тех, кто планирует добираться самостоятельно. Если для въезда на территорию площадки необходимы пропуска, то о них также нужно подумать заранее. Парковка должна соответствовать необходимому количеству гостей и быть ограждена.

5. Техническое оснащение и электричество.

Особенность открытых площадок и в тоже время их минус, в том, что чаще всего это чистый лист. Здесь важно предусмотреть абсолютно все. Нужно проверить не только количество точек доступа к электричеству, но и их мощность. При этом обязательно необходимо все отметить на схеме площадки. Стоит учесть, что для большого количества аппаратуры необходима высокая мощность. А чтобы избежать перегрузки сети, обязательно нужно сформировать списки всего используемого оборудования.

Также важно рассчитать расстояние от розеток до электрических приборов, чтобы хватило длины кабеля или удлинителя. Здесь стоит подумать и о безопасности гостей: либо расположить кабельные трассы подальше от людей, либо закрыть их специальными накладками “Капами”. На открытых площадках используют электричество от близлежащих зданий, трансформаторных подстанций или столбов. Однако все эти варианты требуют дополнительного согласования с собственниками или контролирующими органами. При этом их мощности может и не хватить для целей мероприятия. Поэтому в приоритете остаются различные генераторы электроэнергии.

Важны как пожарная и эксплуатационная безопасность, так и обработка территории от клещей. Стоит также обратить внимание на ландшафт местности, чтобы на площадке не было ям, торчащей из земли арматуры, зарослей, ядовитых растений, сухих веток и травы, а также мусора. Если территория не огорожена, нужно предусмотреть специальные барьеры. На природе таким ограждением может выступить сигнальная лента.

Тип и количество мебели зависит от формата мероприятия и количества человек. Так, например, для фуршета на природе достаточно столиков для закусок и небольшого количества стульев или лавочек для тех, кто захочет отдохнуть. Для корпоративного отдыха с концертной программой на природе, перед сценой будет уместно разместить кресла-мешки или пледы. Как правило, для отдыха на природе не требуется слишком много мебели. А всю необходимую для анимационных зон и программы мебель стоит обязательно просчитать и завести вместе с оборудованием.

8. Навигационные таблички.

Чтобы гости свободно ориентировались на площадке, стоит подготовить указатели и план площадки. Для удобства можно подготовить небольшие индивидуальные карты местности с обозначением всех зон.

9. Биотуалеты с умывальниками и места для курения.

На площадке обязательно должны быть предусмотрены либо стационарные, либо биотуалеты. Их количество будет зависеть от количества гостей на мероприятии. Также важно позаботиться о наличии умывальников. Нужно заранее подумать, где брать воду – либо привозить с собой, либо, при наличии, использовать местный водопровод. Не стоит забывать и о местах для курения, если их нет, то необходимо их организовать.

10. Укрытие на случай дождя.

Как правило подготовка к любому мероприятию длится несколько недель, а то и месяцев. Поэтому предугадать какой будет погода в день события, просто невозможно. И даже если синоптики обещают ясное небо, то доверять им на все сто процентов все-таки не стоит. Лучше заранее предусмотреть укрытие на случай дождя, это могут быть стационарные крытые беседки или специальные шатры.

Уникальные мероприятия на открытых площадках мира

Цветочный Фестиваль в Сингапуре (Singapore Garden Festival)

В конце июля в сингапурском парке «Gardens By The Bay» проводится ежегодный фестиваль цветов, посвященный ландшафтному дизайну. Гости мероприятия окунаются в незабываемый мир садов, где дизайнеры и флористы со всего мира представляют свои цветущие творения. Здесь проводится невероятная шоу программа под открытым небом.

Музыкальный фестиваль Коачелла (США)

В самом сердце Калифорнии (США) располагается Empire Polo Club. Это место прославилось своим музыкальным фестивалем Coachella. Живописная долина Коачелла, находится в пустыне Колорадо и является замечательной площадкой для проведения масштабных событий. Она располагает всем необходимым для любого успешного массового мероприятия: невероятно большой площадью, красивейшими видами и незабываемой атмосферой. Именно поэтому здесь проводится один из крупнейших в мире фестивалей музыки и искусств с одноименным названием «Коачелла».

Фестиваль науки, технологий и искусств Geek Picnic

Самый крупный европейский фестиваль под открытым небом Geek Picnic ежегодно проходит в нескольких городах России. В этом году фестиваль науки, технологий и искусств пройдет в парке на Воробьевых горах в Москве, в Приморском парке Победы Санкт-Петербурга и на набережной ДС “Олимп” в Краснодаре. Организаторы обещают жаркие дебаты о технологиях бессмертия, зону космоса и шоу дронов, а героями фестиваля станут международные эксперты в сфере технологий и науки. Кроме того, гости смогут посетить 200-метровую game-зону.

Сцена в виде искусственного холма на концерте рэпера

В апреле 2019 года на католическую Пасху американский рэпер Уэст Канье организовал музыкальный проект Sunday Service (Воскресная служба) на музыкальном фестивале Coachella (США). Специально для артиста за неделю до выступления организаторы построили необычную сцену, представляющую собой огромный искусственный холм. Он стал самой высокой точкой на фестивале — на нем расположился рэпер, оркестр, хор, а также другие приглашенные друзья-музыканты, исполнившие треки вместе с Уэстом.

Ночь света в Гатчине

В середине августа в Санкт-Петербурге в Гатчинском Дворцовом парке состоится ежегодный международный фестиваль светового искусства «Ночь света». Проект представляет собой конкурс видеомэппинга и световых инсталляций, международные и петербургские арт-проекты, мультимедийные и огненно-пиротехнические шоу.

В этом году тема фестиваля – вода. Водная среда, имеет множество разных состояний и качеств. Вода – это философия и эмоции, умиротворение и агрессия, любовь и ненависть, приливы и отливы… Гатчинский парк и его Белое озеро – наилучшее место для творческих экспериментов с водой, ведь тысячи гостей фестиваля ежегодно посещают берег этого озера.

Специалисты агентства «Авентура» имеют большой опыт в проведении мероприятий на открытом воздухе и всегда готовы подобрать подходящую площадку для вашего события. Мы следим за развитием отрасли и учитываем все тонкости и нюансы в организации каждого события.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5cb4f5de4ac08900b36a3c51/unikalnye-meropriiatiia-na-otkrytom-vozduhe-kak-vybrat-podhodiascee-mesto-i-ne-progadat-5d51959f14f98000ad3431e7

Как выбрать площадку для бизнес-мероприятия

Как правильно выбрать площадку для конференции, семинара или других бизнес-мероприятий. Советы экспертов и примеры удачных локаций в Москве.

Как бы тщательно вы не готовились к конференции, мастер-классу или презентации, неудачный выбор места проведения может перечеркнуть все труды. Чтобы вы могли произвести хорошее впечатление на гостей, участников и партнеров, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.

Как найти хорошую локацию

Итак, вы запланировали мероприятие, определились с конкретной датой и форматом проведения. Теперь дело за главным — найти площадку. Есть несколько способов.

1. Рекомендации знакомых. Если у ваших коллег уже есть опыт проведения бизнес-мероприятий, можно воспользоваться их подсказками.
2. Личный опыт. Наверняка, вы раньше бывали на различных встречах, конференциях и мастер-классах. Вспомните, где именно они проходили и было ли удобно гостям. Возможно, та же самая площадка подойдет и для вашего мероприятия.
3. Онлайн-агрегатор площадок.На Bash Today с помощью удобных фильтров можно найти локацию, которая подойдет под все ваши запросы.

8 основных критериев выбора

Часто организаторы бизнес-мероприятий выбирают площадку по отдельным критериям. Например, доступный бюджет или общая вместимость. Но проблемы могут появиться в тот момент, когда зал уже нужно готовить к встрече гостей. Например, не получится выделить отдельную зону для регистрации, негде будет установить пресс-вол, а оборудование для показа презентации просто откажется работать. Чтобы такого не случилось, обязательно учитывайте все основные критерии при выборе площадки.

1. Размер помещения. Перед началом поиска определите, сколько человек будет присутствовать на вашем мероприятии. Если гостей планируется немного, не арендуйте большие пространства — это не произведет впечатления на участников. Когда площадка рассчитана на 500 человек, а присутствовать будет не больше сотни гостей, им будет неуютно сидеть в центре огромного зала на пяти рядах стульев. Со стороны это будет выглядеть так, как будто к вам пришло меньше людей, чем вы планировали.

Подсказка. Площадь помещения должна быть примерно в два раза больше, чем планируемое количество гостей. Например, для 20 гостей подойдет зал до 50 кв.метров. Если вы ждете 50 человек, можно выбирать помещение до 100 кв.метров.

2. Расположение. Участники мероприятия не должны заблудиться по дороге к месту встречи, поэтому хорошая транспортная доступность очень важна. Подумайте и о том, как гости будут приезжать к вам:

• если на личном автомобиле, выбирайте площадку в центре, недалеко от дороги;
• если на метро, то поблизости от одной из станций.

3. Парковка. Если человек долго будет искать место для парковки, есть вероятность, что ему просто не хватит терпения. Так можно легко потерять своих участников. Чтобы этого не произошло, выбирайте площадки с удобным городским или частным паркингом. Дополнительным приятным бонусом для участников станет парковка за счет организаторов.

4. Welcome-зона и зона регистрации. Стол с регистрацией участников не должен встречать их у самого входа. В идеале сначала гости попадают в welcome-зону, где их приветливо встречают, забирают верхнюю одежду и приглашают пройти дальше. Следом — просторная зона регистрации и лишь после этого — основной зал.

5. Место для кофе-брейка. Для этой зоны также лучше предусмотреть отдельное помещение. Иначе, готовясь к перерыву на кофе и выставляя закуски, вы рискуете отвлечь внимание участников от самой конференции. Вкусные запахи свежих булочек, кофе и закусок не дадут сосредоточиться на работе. В зоне для кофе-брейка расставьте столы так, чтобы гостям не было тесно. Если вы используете одноразовую посуду, не забудьте о мусорных контейнерах, чтобы пластиковые стаканчики и тарелки не стояли горами на столах.

Кстати. Чтобы не ломать голову, чем накормить гостей в перерыве, пригласите службу кейтеринга. Заранее уточните у менеджера площадки наличие такой возможности.

6. Техническая оснащенность. Наличие колонок, микрофона, большого экрана и проектора — необходимый минимум оборудования для любого бизнес-мероприятия. Оптимально, если его аренда уже входит в стоимость площадки.

7. Место для фотозоны. Обратите внимание, можно ли выделить место для бренд-волла или организации тематической фотозоны. Нельзя устанавливать пресс-вол в узком проходе или рядом со входом. Для этого необходимо удобное пространство, чтобы вся зона попадала в объектив фотографа.

8. Мебель. Вам понадобятся стулья для размещения участников, столы для кофе-брейка и зоны регистрации, а также удобные диваны для отдыха и приятного общения в lounge-зоне. Даже самый лучший докладчик не сможет захватить внимание гостей, если не будет организовано комфортное размещение.

10 пунктов, которые нужно обсудить с менеджером

Бронирование площадки только по фотографиям — грубая ошибка. Чтобы убедиться, что локация подходит для вашего мероприятия, обязательно нужно увидеть ее в реальности. И не только посмотреть, но и пообщаться с менеджером. Вот несколько важных пунктов, которые нужно обсудить с ним заранее.

1. Попросите поэтажный план с подробной схемой всех залов и других помещений. На документе должны быть обозначены все окна, двери, колонны, выемки и перегородки. Все это потребуется, чтобы каждый метр пространства использовать с умом. Лучше, если копию плана вы сможете забрать с собой — это поможет эффективнее продумать зонирование.

2. Проверьте в действии звуковое и световое оборудование, проектор. Никому не хочется, чтобы во время бизнес-мероприятия вдруг возникли технические неполадки. При проверке работы микрофона и колонок вы также сможете оценить акустику помещения и подобрать оптимальное расположение докладчика и слушателей.

3. Посмотрите мебель, которую вам предоставят. Старые диваны или грязные сиденья стульев не прибавят статусности вашему мероприятию. Также рекомендуем уточнить точное количество посадочных мест, чтобы вы смогли с удобством разместить абсолютно всех участников.

4. Узнайте про особенности электрического оснащения. Сколько кВт электричества есть на площадке и как оно разведено, достаточно ли в зале розеток, какой они мощности. В идеале информация об этом должна содержаться в плане помещения.

5. Уточните, как можно завезти ваше оборудование на площадку, есть ли грузовой лифт или отдельный подъезд для грузового транспорта.

6. Если вам потребуется wi-fi, этот пункт также сразу нужно обговорить с менеджером. Заранее получите логин и пароль и оформите эти данные в виде красивой таблички на случай, если гости также захотят подключиться к сети.

7. Узнайте правила прохода на площадку. Если гости будут попадать в зал через общий вход, иногда от них могут потребовать паспорт для оформления пропуска. В некоторых случаях придется заранее составлять пофамильные списки участников.

8. Если площадка подходит под все ваши требования, узнайте, на каких условиях можно забронировать ее на нужную вам дату. Не откладывайте бронирование на потом, иначе другие могут успеть занять это место раньше вас.

9. Спросите, будет ли заключен договор аренды. Это обезопасит вас от непредвиденных сюрпризов со стороны организаторов. В договоре должны быть указаны:

• полные реквизиты каждой из сторон;
• точная дата и часы аренды площадки;
• стоимость аренды и дополнительных услуг (если они есть);
• порядок внесения оплаты;
• список оборудования и мебели, которые будут предоставлены арендатору;
• права и обязанности заказчика и арендодателя;
• штрафы в случае неисполнения условий договора.

Внимательно перечитайте документ. Если какие-то пункты вас не устраивают, ищите компромисс до подписания договора.

10. Попросите контактный телефон администратора, чтобы оперативно решать вопросы, возникающие в ходе подготовки. Также менеджер должен быть всегда на связи и во время проведения мероприятия, чтобы устранять все внезапно возникающие форс-мажоры.

Не стоит стесняться занять время администратора площадки и бояться задавать вопросы, ведь от этого зависит успех вашего мероприятия и имидж компании.

Варианты локаций для бизнес-мероприятий в Москве

Чтобы вам проще было выбирать, мы собрали несколько площадок, которые полностью подходят по всем требованиям для успешной организации бизнес-мероприятия.

Лофт-пространство на заводе «Рассвет»

В бывшем корпусе дореволюционной мебельной фабрики неподалеку от станции метро Улица 1905 года находится светлый и вместительный лекционный зал для деловых мероприятий. Здесь удобно организовать конференцию, лекцию, тренинг или выставку. В основном зале можно разместить до 300 человек. Два проектора и два экрана позволяют организовать разные типы рассадки. В лофте предусмотрена отдельная зона для регистрации, гардеробная комната для участников, переговорная на 20 человек. Большой зал площадью 260 кв.метров можно разграничить на несколько рабочих зон. Гости смогут оставить машины на городской или частной парковке рядом с лофтом.

Лофт для конференций на Бауманской

В лофте для конференций рядом с метро Автозаводская есть все, что нужно для качественной организации бизнес-мероприятия:

• светлый зал на 150 посадочных мест;
• продуманное зонирование площадки: welcome-зона, гардероб, барная стойка, lounge-зоны;
• вся необходимая мебель: стулья, столы, диваны;
• свет, звук и презентационное оборудование;
• бесплатная парковка рядом с лофтом.

Площадка находится в отдельно стоящем здании с удобным входом.

Стильный конференц-зал на Кутузовской

Хотите провести свое мероприятие в современном и высокотехнологичном пространстве? Тогда выбирайте локацию рядом с метро Кутузовская. Здесь есть сразу два конференц-зала, поэтому вы сможете организовать одновременное выступления нескольких докладчиков. В большом зале удобно разместятся до 150 человек, в малом — до 45 человек. Также здесь есть отдельное помещение с барной стойкой, комната для переговоров и удобная lounge-зона для общения. Машины гости смогут оставить на собственной подземной парковке. Менеджер площадки поможет вам с кейтерингом, брендированием помещений, организацией онлайн-трансляции, фото- и видеосъемки.

Амфитеатр для презентаций и тренингов

Если классические конференц-залы вы считаете скучными и слишком официозными, проведите свое мероприятие в атмосферном амфитеатре на Савеловской. Здесь ваш мастер-класс, презентация или тренинг пройдет в уютной и расслабленной атмосфере. В рабочей зоне можно комфортно разместить до 150 человек. Для организации фотозоны есть отличный зеленый уголок с качелями. Над рабочим пространством находится lounge-зона с мягкими диванами и подвесными креслами. Также здесь удобно организовать и кофе-брейк. Менеджер предоставит вам микрофоны, колонки, проектор и флипчарт, поможет с кейтерингом, фотографом и рекламой вашего мероприятия.

Источник статьи: http://bash.today/posts/kak-vybrat-ploshchadku-dlya-biznes-meropriyatiya