Представительские расходы подарок контрагенту

Подарки контрагентам к Новому году: какие документы составить

Подарок контрагенту можно сделать разными способами, и каждый из этих способов потребует оформления своего комплекта документов. Расскажем о том, что это за способы и какого рода потребуются документы.

Варианты подарков контрагенту

О разных способах дарения следует говорить потому, что оно возможно как прямым способом (в виде материальной ценности, передаваемой именно как подарок), так и завуалированным (при котором подарок маскируется под расходы иных видов). К числу завуалированных способов относятся:

• Вручение предметов, имеющих маркировку рекламного характера. Их можно оформить как расходы на рекламу.
• Организация угощения. Если угощение сопровождает встречу, организованную с деловой целью, то расходы на него можно оформить как представительские.

Выбирая вариант дарения, следует помнить о наличии:

• запрета на подарки стоимостью свыше 3 тыс. руб. между юрлицами, ведущими коммерческую деятельность (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ);
• установленных для представительских и рекламных расходов лимитов, ограничивающих возможность их учета в затратах для целей исчисления налога на прибыль.

Величина уменьшающих налог на прибыль представительских расходов не может превышать 4% от расходов на оплату труда за тот же период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Расходы на рекламу, осуществляемую через раздачу предметов, имеющих на себе отсылку к определенному товару, его производителю или продавцу, ограничены 1% выручки от продаж за тот же период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Не относится такое ограничение только к брошюрам и каталогам рекламного характера.

Документальное оформление дарения

Каждый из вариантов характеризуется своим набором документов. Общим для этих наборов будет то, что в них должны входить документы, оформляемые как до проведения мероприятия по дарению, так и по его завершении.

Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/podarki-kontragentam-k-novomu-godu-kakie-dokumenty-sostavit/

Как оформить презенты партнерам: рекомендации инспекторов

Новогодние подарки партнерам помогают развивать деловые отношения, но крайне невыгодны с точки зрения налогообложения. Понимая это, столичные и подмосковные инспекторы советуют оформлять расходы на покупку подарков как представительские расходы.

Почему подарки партнерам невыгодны для налогообложения?

Если компания приобрела подарки партнерам, то у нее возникают проблемы с тремя налогами: прибылью, НДС и НДФЛ. Расскажем почему.

Налог на прибыль. Учесть при расчете налога на прибыль стоимость приобретенных для партнеров новогодних подарков проблематично. По мнению столичных и подмосковных инспекторов, такие расходы напрямую не связаны с деятельностью компании, поэтому являются экономически не обоснованными. А раз так, то налогооблагаемый доход организации на стоимость подарков не уменьшается.

Комментирует Татьяна Серегина, заместитель начальника отдела выездных проверок МРИ № 7 по Московской области:

— Я бы не советовала учитывать при расчете налога на прибыль стоимость подарков партнерам. Ведь Налоговый кодекс прямо не предусматривает такой вид расходов, поэтому могут возникнуть проблемы с экономическим обоснованием потраченных сумм (даже при наличии первичных документов, подтверждающих расходы). Особенно если компания приобрела для партнеров дорогие подарки, например элитный алкоголь.

Выводы местных налоговиков небесспорны. Очевидно, что поздравления с праздниками — один из способов поддерживать теплые отношения с деловыми партнерами. То есть расходы на подарки напрямую связаны с деятельностью организации. Но эти доводы не убедят инспекторов при проверке. Доказывать свою правоту не имеет смысла и в суде. Дело в том, что при списании расходов на подарки проблемы возникают не только с налогом на прибыль.

Налог на добавленную стоимость. Передачу подарков партнерам инспекторы приравнивают к безвозмездной передаче, которая облагается НДС на основании пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Убедить налоговиков в обратном (что стоимость подарков — это расходы, связанные с развитием деловых отношений, поэтому безвозмездной передачи не возникает) при проверке вряд ли получится.

Если вы согласитесь с инспекторами, можно будет принять к вычету «входной» НДС. Но это слабое утешение, поскольку с подтверждением права на вычет существуют на практике определенные сложности. В счетах-фактурах не допускаются какие-нибудь недочеты, а продавец подарков не должен вызывать у инспекторов сомнений в его добросовестности.

Налог на доходы физических лиц. При выдаче подарков партнерам компанию могут ожидать сюрпризы и с НДФЛ. Проблема в том, что статья 575 Гражданского кодекса РФ позволяет коммерческим организациям обмениваться подарками только в пределах 500 руб. Если же стоимость подарка превышает указанную сумму, его придется вручать не компании-партнеру, а физическому лицу (скажем, директору организации). Но проблема в том, что при получении подарков дороже 4000 руб. у физического лица возникает налогооблагаемый доход.

Вряд ли партнер обрадуется дорогому подарку, со стоимости которого еще придется заплатить НДФЛ. Да и вам ценный подарок прибавит хлопот — о невозможности удержать налог с подарка в натуральной форме придется сообщить в ИФНС.

Как выгодно переоформить подарки партнерам?

Единственный способ оптимизировать налогообложение при выдаче новогодних подарков партнерам — оформить такие расходы как представительские. Такой альтернативный способ предлагают все опрошенные нами столичные и подмосковные инспекторы. Если компания спишет стоимость новогодних подарков в рамках расходов на проведение деловой встречи с партнерами, то разрешатся проблемы со всеми налогами. А именно: расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль (основание — подпункт 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса), не возникнет обязанности начислять НДС, а также у сотрудников дружественной организации не появится доход, облагаемый НДФЛ.

Комментирует Ирина Сенченкова, заместитель руководителя отдела по камеральным проверкам ИФНС № 24 по г. Москве:

— Если из ваших первичных документов будет понятно, что вы купили новогодние подарки, то учесть их стоимость при расчете налога на прибыль не получится ни при каких обстоятельствах. Поэтому внимательно относитесь к оформлению расходов. Потраченные средства при грамотном оформлении документов получится списать в составе представительских расходов.

Но чтобы у инспекторов не возникло сомнений в том, что расходы компании связаны с проведением деловой встречи, при оформлении документов нужно обратить внимание на следующие нюансы.

1. Составьте два документа, которые будут показывать, с какой целью собирались участники мероприятия (цель должна быть, конечно, деловой): план встречи и отчет по ее результатам. Эти два документа должны быть сформулированы как можно подробнее. Но только избегайте упоминаний о том, что в рамках встречи партнерам вручались новогодние подарки. Это обстоятельство должно быть завуалировано. А для придания документам официальности (что так любят проверяющие!) лучше передать их на подпись директору, а потом поставить печать.

2. Подготовьте правильные первичные документы. Вам нужна такая «первичка», которая позволит оформить стоимость подарков как представительские расходы. То есть с поставщиками нужно договориться, чтобы в накладных и счетах-фактурах не упоминалось, что проданные товары являются новогодними презентами. Причем подходить к вопросу подтверждения расходов нужно творчески. Скажем, вы приобрели для партнеров сувениры — ручки. Тогда в отчете о проведении деловой встречи укажите: участникам мероприятия раздавались канцелярские принадлежности, чтобы делать заметки в ходе обсуждения рабочих проблем.

Комментирует Татьяна Панькина, руководитель объединенной бухгалтерии компании «Бритиш Американ Тобакко Россия»:

— Предновогодняя пора — удачное время для списания подарков партнерам в виде представительских расходов. Ведь многие компании (особенно крупные) проводят перед праздником различные мероприятия. Расходы списываются как представительские. И в общей сумме расходов на мероприятия можно учесть и стоимость подарков. Оформлять их отдельно не нужно. Я считаю, достаточно один раз продумать, как оформить предновогодние расходы компании, и уже потом руководствоваться общим принципом. Зачем каждый раз тратить много времени?

3. Выбирайте такие новогодние подарки, которые принято вручать не только на праздники. В подмосковных ИФНС бухгалтерам советуют заранее обсудить с директором, какие подарки стоит приобретать для партнеров. Лучше подобрать такие презенты, которые в деловой практике принято вручать в том числе на обычных бизнес-встречах. Тогда инспекторы не заподозрят, что представительские расходы — на самом деле спрятанные новогодние подарки. Опрошенные нами инспекторы дали важную подсказку: у проверяющих не вызовут сомнений следующие товары, списанные на представительские расходы — букеты цветов, ручки, блокноты, алкоголь и конфеты. То, что стоимость подарков, врученных партнерам во время делового мероприятия, можно учесть в составе представительских расходов, подтверждает и письмо УФНС по г. Москве от 26 августа 2005 г. № 20-08/60490 «О разъяснении вопросов налогообложения». Как правомерно отметило столичное налоговое ведомство, подобные расходы способствуют поддержанию взаимовыгодного сотрудничества с партнерами.

А вот если вы спишете на представительские расходы елочные украшения или календари на 2008 год, то скорее всего придется объясняться с инспектором.

4. Подготовьте внутренние документы, подтверждающие обоснованность дорогих подарков. Особенно ревностно инспекторы обращают внимание на ситуации, когда компания списывает при расчете налога на прибыль дорогие алкогольные напитки. Проблема в том, что все инспекторы уверены: слишком дорогие крепкие напитки не уменьшают налогооблагаемый доход. Но точно назвать допустимую ценовую категорию проверяющие не могут — к каждому налогоплательщику при проверке применяется индивидуальный подход.

5. Не забудьте про то, что представительские расходы нормируются в целях расчета налога на прибыль. Учесть такие затраты при налогообложении можно лишь в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда того же отчетного (налогового) периода. Это ограничение прописано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Подарки, купленные для партнеров, нельзя оформить как рекламные расходы

Подвести новогодние презенты партнерам под рекламные расходы получится только если вы вручаете в качестве подарков свою продукцию. Да и то придется оформить много документов – придумывать, какая именно рекламная акция проводилась, какие результаты получены. Проблема еще и в том, что инспекторы считают товары, выданные в рамках рекламного мероприятия, безвозмездно переданными. Поэтому проверяющие будут настаивать на начислении НДС (письмо УФНС по г. Москве от 1 марта 2005 г. № 19-11/12349). А вот подарки, купленные у других компаний, учесть при расчете налога на прибыль в качестве рекламных расходов нельзя. Ведь продукция чужой фирмы не будет содержать информацию о вашей компании.

Источник статьи: http://www.audit-it.ru/articles/account/tax/a35/87911.html

Деловые подарки

Деловые подарки: налоговые последствия

Подарки – это не только приятные сюрпризы для родных и друзей, но и часть ведения бизнеса. Их вручают покупателям, деловым партнерам и сотрудникам компании. Рассмотрим, как дарение подарков влияет на расчет налогов.

Подарки деловым партнерам и покупателям

В данном случае налогообложение зависит от того, является ли передаваемое имущество «обычным» подарком, или дарение можно расценить, как рекламные либо представительские расходы.

К ним относятся, например, новогодние сувениры для контрагентов. Это самый невыгодный для бизнесмена вариант. Затраты в этом случае нельзя вычесть из базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

А вот НДС, напротив, придется начислить, потому что безвозмездная передача облагается этим налогом (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Облагаемой базой будет являться рыночная стоимость подарка (п. 2 ст. 154 НК РФ). Это могут быть затраты на приобретение или изготовление передаваемых товаров. Если подарок – покупной, то входной НДС можно взять к вычету на общих основаниях.

1. Подарки в рамках представительских расходов.

Конкретный перечень представительских расходов НК РФ не содержит. Кодекс включает в себя лишь общую формулировку о затратах «на официальный прием представителей контрагентов». Поэтому отнесение тех или иных видов расходов к представительским часто становится предметом споров бизнесменов с проверяющими.

В частности, налоговики разрешают включать в представительские расходы приобретение продуктов питания и алкоголя. Но речь идет именно о продуктах и спиртных напитках, которые были израсходованы на угощение деловых партнеров.

Если же на приеме гостям вручают подарки или призы, то их, по мнению налоговиков, уже нельзя включать в затраты на проведение банкета (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Хотя есть решения судов, которые позволяют отнести к представительским расходам, например, сувениры с логотипом компании, которые вручаются на приемах (постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Чтобы учесть «представительские» подарки и быть готовым к возможным спорам с проверяющими, следует оформить необходимые документы:

• Приказ о проведении мероприятия.
• Смету представительских расходов, включающую в себя и расходы на сувениры.
• Отчет о проведенном мероприятии и фактически произведенных расходах.

Разумеется, нужно помнить и об «обычных» бухгалтерских документах, которые подтверждают произведенные затраты: накладных, авансовых отчетах, кассовых чеках и т.п.

Признавая любые представительские расходы, не следует забывать об их нормировании. Учесть эти затраты для налога на прибыль можно только в пределах 4% от фонда оплаты труда за тот же период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

НДС по представительским расходам начислять не нужно. А «входной» налог можно принять к вычету только в пределах той части затрат, которая входит в 4% норматив по налогу на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

1. Подарки, как часть рекламной кампании.

Списать сувениры на рекламные расходы можно только, если они предназначены для неопределенного круга лиц.

В этом случае также применяется норматив – в затраты для налога на прибыль можно включить сумму, не превышающую 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ)

Что же касается НДС, то здесь все зависит от стоимости сувенира: если она меньше 100 рублей, то налог можно не начислять (пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ), если больше – начислять необходимо. Для того, чтобы использовать эту льготу, придется вести раздельный учет «дорогих» и «дешевых» сувениров.

Поэтому, если недорогой рекламной продукции мало, то бизнесмены часто предпочитают «не возиться» с разделением учета и платить НДС со всей суммы.

1. Налогообложение доходов физических лиц.

Как бы не оформлялась выдача подарков, их всегда получают физические лица — сотрудники контрагентов или покупатели. Поэтому возникает вопрос о налогообложении доходов этих получателей.

Так как физические лица в данном случае не являются сотрудниками компании, то страховые взносы не начисляются ( п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ).

А для расчета НДФЛ все зависит от стоимости. Если в течение года конкретное физическое лицо получило в дар имущество не более, чем на 4000 руб., то подоходный налог начислять не нужно (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Если же лимит превышен, то даритель становится налоговым агентом по НДФЛ. Но понятно, что удержать подоходный налог с покупателя или сотрудника другой организации в большинстве случаев невозможно. Поэтому даритель должен сообщить об этом в ИФНС не позднее 1 марта следующего года, используя форму 2-НДФЛ с признаком 2.

Подарки сотрудникам

Сотрудники компании могут получать подарки по разным основаниям, что влияет на расчет налогов.

1. Поощрение за труд.

Статья 191 ТК РФ дает работодателю право поощрять сотрудников путем выдачи подарков. Это по сути является формой премирования, т.е. — частью оплаты труда.

Поэтому страховые взносы на стоимость передаваемых ценностей нужно начислить на общих основаниях.

Объект обложения НДФЛ возникает, если один сотрудник получил за год подарков более, чем на 4000 руб. Порядок удержания налога зависит от категории подарка:

• Если это – денежные средства, то НДФЛ нужно удержать сразу при выдаче и перечислить в бюджет не позднее следующего дня.
• Если подарена вещь, то налог нужно заплатить с ближайшей денежной выплаты этому работнику, на следующий день после нее.
• Если после вручения и до конца года выплат не было, то нужно до 1 марта следующего года сообщить налоговикам о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ с признаком 2.

Затраты на «премиальные» подарки можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 255 НК РФ). Но при этом важно правильно оформить документы:

• Разработать положение о премировании, в котором предусмотрена выдача подарков при условии достижения определенных показателей.
• В трудовом или коллективном договоре должна быть ссылка на указанное положение.
• Выдача подарков должна производиться на основании приказа, с приложением документов, подтверждающих то, что сотрудник действительно достиг необходимых показателей.

1. Подарки, не связанные с трудовой деятельностью.

Компания может выдавать сотрудникам подарки не только в качестве вознаграждения за труд, но и к юбилеям, профессиональным праздникам и т.п.

Подход к расчету НДФЛ в этом случае аналогичен предыдущему варианту: если не превышен лимит в 4000 руб., то налог начислять не нужно. Если сотрудник в течение года получал различные виды подарков, то для расчета лимита они суммируются.

Страховые вносы на стоимость «юбилейных» подарков можно не начислять, если они передаются по договору дарения (письмо Минфина РФ от 20.01.2017 N 03-15-06/2437).

По закону обязательная письменная форма договора дарения предусмотрена, если даритель – юридическое лицо и стоимость подарка превышает 3 000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Но в данном случае лучше подстраховаться и заключить письменный договор независимо от суммы.

В договоре дарения не должно быть никаких «привязок» к трудовым отношениям: должности сотрудника, достигнутым показателям и т.п. В противном случае налоговики будут трактовать дарение, как выдачу премии и доначислят страховые взносы.

А вот НДС с неденежного подарка к юбилею придется начислить в любом случае. Облагаемой базой будет покупная стоимость или производственная себестоимость передаваемого имущества (письмо Минфина от 22.01.2009 N 03-07-11/16). Если товар был куплен у поставщика – плательщика НДС, то входной налог можно принять к вычету.

Для налога на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» затраты на приобретение «юбилейных» подарков учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Вывод

Одна и та же операция может по-разному влиять на расчет налогов в зависимости от ее документального оформления. Особенно это касается нестандартных ситуаций, к которым относится и безвозмездная передача имущества. Поэтому при вручении подарков важно учесть возможные налоговые последствия и правильно составить все подтверждающие документы.

Источник статьи: http://uchet.pro/delovyie-podarki/